Persondatapolitik.

1. Indledning

Som et led i det daglige arbejde hos Clienti behandler virksomheden en række personoplysninger om alle vores kunder og samarbejdspartnere. Clienti er derfor også meget opmærksomme på at behandle alle personoplysninger på en fortrolig og sikker måde. I denne politik kan du læse nærmere om retningslinjerne for, hvordan vi behandler personoplysninger om vores kunder og samarbejdspartnere.

Clientis behandling af personoplysninger lever op de til enhver tid gældende krav, herunder sikkerhedskrav, der følger af persondatalovgivningen. Clienti gennemgår jævnligt de registrerede personoplysninger og sletter de personoplysninger, der ikke længere er relevante at behandle. Det samme gælder personoplysninger, som en kunde ønsker slettet, og som Clienti ikke længere har noget grundlag for at behandle. 

I henhold til den gældende persondatalovgivning betragtes Clienti som dataansvarlig i forhold til de personoplysninger, du afgiver til os. Du finder du alle nødvendige kontaktoplysninger nedenfor:

Clienti A/S
Strandvejen 35E, 1
9000 Aalborg
CVR nr.: 33782799
Tlf.: +45 6914 1100
Mail: clienti@clienti.dk

Clienti indsamler personoplysninger i en lang række situationer. Vi er derfor også meget opmærksomme på at behandle alle personoplysninger på en fortrolig og sikker måde. I denne politik kan du læse nærmere om retningslinjerne for, hvordan vi behandler de personoplysninger, vi indsamler, når du eksempelvis bruger vores hjemmeside, tilmelder dig vores nyhedsbrev (elektronisk post), indgår en aftale med os sender, eller retter henvendelse til os på vores hjemmeside, sociale medier eller e-mail.

 

2. Behandling af personoplysninger og formålet hermed

 

2.1 Ved modtagelse af henvendelser

Når du retter henvendelse til os pr. mail, vores hjemmeside eller via de sociale medier, behandler vi de personoplysninger, der fremgår af din henvendelse. Hvis du eksempelvis kontakter os over Facebook, vil vi - via Facebook - modtage visse oplysninger om dig i form af eksempelvis dit navn og et billede. De oplysninger, vi modtager, afhænger dog af, hvordan dine privatindstillinger på Facebook er. Det samme gælder, hvis du benytter dig af vores chatfunktion på hjemmesiden. Vi henviser til de særskilte betingelser herfor, som du bliver præsenteret for, når du benytter chatfunktionen. 

Når du kontakter os telefonisk, vil vi – hvis det er relevant - notere dit navn og formålet med henvendelsen ned. Dette gør vi for at have mulighed for at følge op herpå samt at kunne dokumentere de henvendelser, vi modtager fra vores kunder. Du skal derfor være opmærksom på, at vi i nogle tilfælde noterer de relevante forhold, du oplyser os telefonisk, ned i vores system.

Vi opfordrer dig til, at du ikke sender os nogle følsomme eller fortrolige personoplysninger via e-mail, Facebook eller vores hjemmeside, f.eks. cpr. nr., kontooplysninger eller helbredsforhold.

 

3. Ved brug af tjenester på vores hjemmeside

De oplysninger, du afgiver til os på hjemmesiden, f.eks. hvis du tilmelder dig nyhedsbreve, seminarer eller lign. registrerer vi i vores CRM-system (HubSpot). Vi registrerer endvidere, hvordan din adfærd på vores hjemmeside har været, herunder hvad du har klikket på. De data, vi opsamler om din adfærd på hjemmesiden, sammenkører vi med de oplysninger, du afgiver, når de benytter en tjeneste på vores hjemmeside. Dette gør vi for at kunne optimere vores hjemmeside og markedsføring, herunder vise relevant indhold på vores hjemmeside og de medier, vi markedsfører os på, næste gang du besøger en af disse sider. Ved at sammenkøre dataene sikrer vi således, at du alene får vist relevant markedsføring fra os på vores eller andre hjemmesider og platforme.

Hvis du tilmelder dig vores nyhedsbrev, anvender vi dine kontaktoplysninger til at sende de relevante nyhedsmail og invitationer til arrangementer.

 

3.1 Ved køb af ydelser hos os

Når du køber en af vores ydelser, registrerer vi en række forskellige personoplysninger om dig baseret på de oplysninger, du selv afgiver til os. I den forbindelse behandler vi følgende oplysninger om dig:

• Navn og adresse
• Telefonnummer
• Kontaktperson(er)
• Eventuelle oplysninger vedr. Fakturering (PO numre m.v.)

Som udgangspunkt behandler vi ikke følsomme personoplysninger om vores kunder, brugere, samarbejdspartnere mv.

Hvis du er erhvervsdrivende og handler eller indgår aftaler med os, registrerer vi oftest en bestemt kontaktperson i vores system.

Clienti indsamler og registrerer dine personoplysninger for at kunne administrere den indgåede aftale, opkræve betaling samt at sende dig servicemeddelelser og anden relevant information med tilknytning til aftalen. 

 

4. Ved tilmelding til et arrangement

Hvis Clienti er vært ved et arrangement, hvor det er nødvendigt med tilmelding, behandler vi kontaktoplysninger om deltagerne i arrangementet i form af deres navn, hvor de arbejder/titel samt e-mailadresse.Dette gør vi naturligvis for at kunne håndtere tilmeldingerne til arrangementet.

Hvis du deltager i et arrangement, skal du være opmærksom på, at vi i nogle tilfælde tager situationsbilleder fra arrangementet og deler dem på vores hjemmeside og/eller sociale medier. Formålet hermed er at brande de arrangementer, vi afholder samt havnen som helhed. Hvis du ikke ønsker at være med på eventuelle situationsbilleder, kan du blot oplyse os herom ved starten af et arrangement.

 

5. Remarketingliste

Som et led i de ydelser, vi tilbyder vores kunder, behandler vi også i nogle tilfælde personoplysninger på vegne af kunden. Det kunne eksempelvis være i form af vores kunders kundeoplysninger, som vi behandler i forbindelse med, at vi bistår en kunde med at markedsføre deres produkter.

I forhold til de personoplysninger, vi behandler på vegne af en kunde, betragtes vi som databehandler, og vi har derfor udarbejdet en databehandleraftale, som vores kunder har mulighed for at indhente hos os.

Vi benytter eller videregiver ikke fortegnelser over vores kunders kunder til andet formål end den pågældende kundes markedsføring. Vi gør dog opmærksom på, at det er kundens eget ansvar at sørge for, at virksomheden har et grundlag for at behandle de personoplysninger, som overlades til os, herunder at der er indhentet samtykke fra de registrerede personer i de tilfælde, hvor dette er nødvendigt. 

 

6. Ophør af kundeforholdet og opbevaringsperiode

Persondatalovgivningen indeholder ikke regler om, hvornår personoplysninger skal slettes. Dette skal afgøres af os som dataansvarlig i den enkelte situation. Ved vurderingen heraf skal der navnlig lægges vægt på, om en fortsat opbevaring af personoplysningerne tjener et sagligt formål, eller om vi er forpligtet i medfør af lovgivningen til at opbevare bestemte oplysninger eller dokumenter.

Vi har derfor fastlagt en række procedurer for sletning af personoplysninger. Opbevaringsperioden afhænger dog af, hvad formålet med at behandle de pågældende personoplysninger er. Dette skyldes, at vi sletter personoplysninger, når formålet med at behandle dem ikke længere er til stede.

Vi gennemgår jævnligt vores CRM-system med henblik på at vurdere, hvilke oplysninger vi fortsat har et grundlag for at behandle. Kontakter bliver opdateret minimum hver 12. måned eller slettet hvis ikke relevant længere. Efter endt kundeforhold slettes alle personoplysninger efter 24 måneder.

Hvis du afmelder dig vores nyhedstjeneste, betyder det, at vi sletter dig fra vores mailliste og dermed fra vores system senest 5 dage efter afmeldelsen.

Clienti har vurderet, at det udgør en saglig opbevaringsgrund, at vi kan dokumentere historikken i forbindelse med, at vi indgår en aftale med dig, herunder at vi har mulighed for at se, hvilke skridt der tidligere er foretaget i relation til dig som kunde. De personoplysninger, vi bruger til at administrere den indgåede aftale, vil derfor først blive slettet i henhold til vores gældende slettepolitik, efter at kundeforholdet er ophørt. Vi opbevarer alle skriftlige aftaler og korrespondance, som knytter sig til den indgåede aftale, i 5 år efter kundeophøret. Dette gør vi af hensyn til overholdelse af bogføringslovens opbevaringskrav og for at kunne dokumentere de indgåede aftaler.

Øvrige oplysninger om dig, som ikke er nødvendige at opbevare for at administrere kundeforholdet, vil blive slettet på det tidspunkt, hvor vi vurderer, at vi ikke længere har et sagligt behov for fortsat opbevaring, eller hvis lovgivningen i øvrigt pålægger os at slette disse oplysninger på et bestemt tidspunkt. Vi sletter dog ikke personoplysninger, hvis det er nødvendigt for at kunne fastslå eller forsvare et retskrav, f.eks. hvis der opstår en tvist eller som følge af økonomiske udeståender med mellem Clienti og kunden/samarbejdspartneren.

 

7. Sikkerhed, overførsel eller videregivelse af personoplysninger

Clienti behandler dine personoplysninger fortroligt, og vi har ligeledes foretaget en række tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger med det formål at beskytte dine personoplysninger mod hændelig eller ulovlig tilintetgørelse, fortabelse eller forringelse, samt mod at de kommer til uvedkommendes kendskab, misbruges eller i øvrigt behandles i strid med persondatalovgivningen.

Ud over at vi har adgang til dine personoplysninger, har Clienti ligeledes givet adgang til en række databehandlere. Vi bruger eksempelvis databehandlere i forbindelse med de drifts- og it-sikkerhedsmæssige opgaver (f.eks. backup, hosting af hjemmeside mv.), vi får løst eksternt. Vi har indgået databehandleraftaler med samtlige databehandlere, der blandt andet skal sikre et passende sikkerhedsniveau, og herunder at dine oplysninger ikke kommer uvedkommende i hænde.

Vi behandler alle oplysninger fortroligt og videregiver dem ikke til tredjemand, medmindre vi har et særligt grundlag herfor, herunder hvis du eksempelvis har samtykket heri, eller hvis vi er forpligtede til at videregive oplysningerne. Eksempler på, at vi kan være pålagt at videregive personoplysninger om dig, kan være videregivelse de relevante personoplysninger til vores advokat eller revisor i forbindelse med behandling af retstvister eller udarbejdelse af årsregnskab.  

 

8. Dine rettigheder

Du har en række rettigheder overfor os som følge af, at vi behandler dine personoplysninger. Nedenfor kan du læse mere herom, men du er også altid velkommen til at kontakte os, hvis du har spørgsmål hertil. Vi bestræber os på at besvare alle henvendelser hurtigst muligt og senest inden for 30 dage. Hvis vi ikke imødekommer din anmodning i henhold til nedenstående punkter, har mulighed for at klage til Datatilsynet.

 

8.1 Ret til indsigt i egne personoplysninger

Du har ret til at få oplyst, hvilke personoplysninger vi behandler om dig. En anmodning om indsigt skal rettes til os, og den behøver ikke at være begrundet. Dette betyder med andre ord, at du har ret til at få at vide, hvilke personoplysninger vi behandler om dig i forbindelse med vores markedsføring og kundeforhold, hvad formålet er hermed, hvor vi har oplysningerne fra, hvor længe vi opbevarer dem, samt hvem vi eventuelt deler dem med.

 

8.2 Ret til at få rettet urigtige personoplysninger

Såfremt Clienti behandler urigtige eller vildledende personoplysninger om dig, har du ret til at anmode os om at rette oplysningerne. Ved modtagelse af en sådan anmodning tager vi stilling til, om oplysningerne skal rettes.

 

8.3 Ret til sletning

Vi er i nogle tilfælde forpligtet til at slette dine personoplysninger. Dette gælder, hvis vi ikke længere har et sagligt formål med at behandle personoplysningerne, hvis et samtykke tilbagekaldes, hvis personoplysningerne er blevet behandlet ulovligt, eller de skal slettes for at overholde en retlig forpligtelse og i nogle tilfælde, hvis der gøres indsigelse mod behandlingen. Der er taget højde for disse rettigheder ved fastlæggelsen af virksomhedens slettepolitikker.

 

8.4 Ret til at gøre indsigelse

Du har til enhver tid ret til at gøre indsigelse mod vores behandling af dine personoplysninger. Hvis vi modtager en indsigelse fra dig, vurderer vi, om vi skal begrænse behandlingen af personoplysningerne, indtil vi har kontrolleret, om dennes legitime interesser går forud for kundens interesser.

 

8.5 Dataportabilitet

Du har i nogle tilfælde ret til at få udleveret dine personoplysninger i en almindelig anvendt og maskinlæsbart format, således at de kan benyttes til videregivelse til en anden dataansvarlig. Hvis det er teknisk muligt, kan vi ligeledes transmittere oplysningerne direkte til den nye dataansvarlige.

 

8.6 Tilbagekaldelse af samtykke

Hvis du har afgivet et samtykke til os i relation til behandlingen af dine personoplysninger, kan du altid tilbagekalde dette. Vi stopper herefter behandlingen af de personoplysninger, samtykket knytter sig til, hvis der ikke foreligger et andet lovligt grundlag til at behandle personoplysningerne.

 

8.7 Klagevejledning til Datatilsynet

Hvis du har indsigelser mod vores behandling af dine personoplysninger, opfordrer vi dig til at kontakte os. Du har dog også altid ret til at klage over vores behandling og opbevaring af personoplysninger til Datatilsynet. Datatilsynets kontaktoplysninger fremgår af www.datatilsynetdk.